해야 할 일 자동화하는 방법 – 무료 툴 & 앱 활용법
"매일 반복되는 일을 자동으로 해결할 수 있다면?"
이메일 정리, 일정 관리, 데이터 입력 등 하루에도 수십 가지 반복 업무에 시간을 빼앗기고 있지는 않나요?
스마트한 사람들은 이런 일을 자동화해서 더 중요한 일에 집중합니다.
다행히도, 무료로 사용할 수 있는 강력한 자동화 도구들이 많습니다.
이번 글에서는 업무와 일상을 효율적으로 관리할 수 있는 무료 자동화 툴 5가지와 그 활용법을 소개할게요!
1. 구글 자동화 시스템 – Gmail, 캘린더, 드라이브 활용
✅ 자동 이메일 정리 (Gmail 필터 & 라벨 기능)
이메일을 하루에도 수십 개씩 받다 보면 중요한 메일을 놓치기 쉽죠?
👉 Gmail의 필터 & 라벨 기능을 설정하면 특정 조건에 맞는 메일을 자동 정리할 수 있어요.
설정 방법:
- Gmail에서 검색창 옆에 있는 필터 아이콘 클릭
- 특정 단어, 발신자, 제목을 기준으로 필터 설정 (예: "영수증"이 포함된 메일)
- "라벨 지정" 또는 "받은 편지함에서 건너뛰기(자동 보관)" 선택
- 저장 후 실행
💡 활용 예시:
- 뉴스레터 자동 분류 → 받은 편지함을 깨끗하게 유지
- 광고성 이메일 자동 삭제 → 불필요한 메일 정리
- 중요한 메일만 별도 폴더로 이동 → 업무 메일을 놓치지 않기
✅ 구글 캘린더 자동화 – 일정 알림 & 공유
👉 특정 일정이 자동으로 추가되게 설정하면 불필요한 일정 입력 시간을 줄일 수 있어요.
설정 방법:
- 구글 캘린더 열기
- "일정 추가" → "반복 일정" 설정 (예: 매주 월요일 팀 회의)
- "이메일 알림 받기" 설정 → 중요한 일정 자동 알림
💡 활용 예시:
- 매월 카드값 결제일 자동 알림
- 생일, 기념일 자동 등록
- 업무 마감 기한 미리 알림
✅ 구글 드라이브 자동 백업 & 문서 공유
👉 구글 드라이브를 활용하면 문서를 자동으로 저장하고 팀원과 쉽게 공유할 수 있어요.
설정 방법:
- 구글 드라이브에서 "새 폴더" 생성
- 특정 파일을 자동 업로드하는 백업 & 동기화 설정
- 공유하고 싶은 사람과 "읽기" 또는 "편집" 권한 설정
💡 활용 예시:
- 업무 문서 자동 저장 & 팀원과 공유
- 사진, 영수증 자동 업로드하여 정리
- 자주 사용하는 템플릿을 미리 저장해 빠르게 사용
2. ChatGPT & Notion – AI 기반 스마트 자동화
✅ ChatGPT – 반복적인 업무 자동 처리
👉 이메일 작성, 보고서 요약, 문서 정리를 ChatGPT가 대신 해준다면 시간을 아낄 수 있어요.
💡 활용 예시:
- 이메일 응답 초안 작성 ✉️
- 회의록 요약 정리 📋
- 데이터 분석 & 보고서 초안 작성 📊
✅ Notion – 업무 & 할 일 자동 정리
👉 Notion의 "데이터베이스 & 템플릿" 기능을 활용하면 일정 관리와 문서 작업을 자동화할 수 있어요.
💡 활용 예시:
- "일일 업무 리스트" 자동 생성 📅
- 고객 관리 데이터 자동 정리 🗂
- 프로젝트 진행 상황 자동 업데이트 🔄
3. IFTTT & Zapier – 앱 & 서비스 연결 자동화
✅ IFTTT (If This Then That) – 간단한 자동화 설정
👉 "이것을 하면 저것이 자동 실행된다"는 원리로 다양한 작업을 자동화할 수 있어요.
💡 활용 예시:
- 출근하면 자동으로 Wi-Fi 켜기 📡
- 날씨 예보를 매일 아침 문자로 받기 🌤
- 인스타그램에 올린 사진을 자동으로 구글 드라이브에 저장하기 📸
✅ Zapier – 업무 자동화 전문가용 툴
👉 서로 다른 앱(예: Gmail, Slack, Google Drive 등)을 연결해 업무 자동화를 설정할 수 있어요.
💡 활용 예시:
- 새 이메일이 오면 자동으로 Notion에 기록
- 고객 문의가 들어오면 자동으로 Slack 알림 보내기
- 엑셀에 입력된 데이터를 자동으로 보고서로 변환
4. Trello & Todoist – 할 일 & 프로젝트 자동 관리
✅ Trello – 프로젝트 & 협업 관리 자동화
👉 카드 기반 시스템을 활용해 프로젝트 진행을 자동으로 추적할 수 있어요.
💡 활용 예시:
- "진행 중", "완료" 등 카드 이동 자동화 🔄
- 특정 업무가 완료되면 자동으로 팀원에게 알림 보내기 📩
- 프로젝트 일정 변경 시 자동 업데이트 🔃
✅ Todoist – 개인 할 일 자동 정리
👉 매일 해야 할 일을 자동으로 정리하고 일정에 맞춰 알림을 받을 수 있어요.
💡 활용 예시:
- 매일 아침 "운동하기" 일정 자동 생성 🏋️♂️
- 마감일 3일 전에 자동 알림 받기 ⏰
- 중요한 업무를 카테고리별로 자동 정리 📌
5. 스마트폰 자동화 – Tasker & Shortcut 활용
✅ Tasker (안드로이드) – 스마트폰 자동화 앱
👉 특정 상황에 따라 스마트폰 기능을 자동으로 실행하도록 설정할 수 있어요.
💡 활용 예시:
- 회사에 도착하면 자동으로 무음 모드 전환
- 배터리 20% 이하일 때 절전 모드 자동 활성화
- 운전 중 자동으로 블루투스 연결 & 음악 실행
✅ Shortcut (아이폰) – iOS 자동화 기능
👉 아이폰 사용자는 "단축어(Shortcut)" 기능을 활용해 여러 작업을 자동화할 수 있어요.
💡 활용 예시:
- 알람이 꺼지면 자동으로 뉴스 앱 실행
- 운전 중 문자 메시지 자동 응답 설정
- 집에 도착하면 Wi-Fi 자동 연결
결론: 자동화로 하루를 더 효율적으로 만들기
✅ 구글 자동화 – 이메일, 일정, 문서 관리 자동화
✅ AI & 생산성 앱 활용 – ChatGPT, Notion으로 반복 작업 줄이기
✅ 앱 & 서비스 연결 자동화 – IFTTT, Zapier로 업무 흐름 최적화
✅ 할 일 관리 자동화 – Trello, Todoist로 프로젝트 & 일정 관리
✅ 스마트폰 자동화 – Tasker & Shortcut으로 반복 작업 제거
📌 오늘부터 하나씩 적용해 보세요!
작은 자동화가 쌓이면 매일 1시간 이상의 시간을 절약할 수 있습니다. 🚀
💬 여러분은 어떤 자동화 도구를 사용하고 있나요?
댓글로 공유해 주세요! 😊
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